Elektronischer Rechnungsversand Lieferanten Anschreiben

Sehr geehrte Damen und Herren,

mit diesem Schreiben möchten wir Sie darüber informieren, dass wir ab dem (Datum) den elektronischen Rechnungsversand für unsere Lieferanten einführen. Wir haben uns dazu entschieden, unsere Papierprozesse zu optimieren und auf eine umweltfreundliche und effiziente Lösung umzustellen.

Kopfzeile

Im Rahmen der Umstellung auf den elektronischen Rechnungsversand bitten wir Sie Ihre Rechnungen zukünftig ausschließlich in elektronischer Form an uns zu senden. Wir akzeptieren Rechnungen im PDF-Format, das den gängigen Standards entspricht. Eine detaillierte Anleitung zur elektronischen Rechnungsstellung haben wir dieser E-Mail als Anhang beigefügt.

Anrede

In der Anlage finden Sie außerdem das Formular für die Angabe Ihrer Bankverbindung, sofern Sie diese noch nicht übermittelt haben. Wir bitten Sie, das Formular vollständig auszufüllen und zusammen mit der ersten elektronischen Rechnung an uns zurückzusenden.

Einleitung

Die Vorteile des elektronischen Rechnungsversands liegen auf der Hand. Neben einer Kostenersparnis in Bezug auf Papier, Druck und Porto, verkürzen sich auch die Bearbeitungszeiten und das Risiko von Fehlern wird minimiert. Darüber hinaus leisten wir gemeinsam einen Beitrag zum Umweltschutz, indem wir den Papierverbrauch reduzieren.

Hauptteil

Bitte beachten Sie, dass wir ab dem (Datum) nur noch elektronische Rechnungen verarbeiten. Papierrechnungen, die nach diesem Datum bei uns eingehen, können nicht mehr berücksichtigt werden und werden an den Absender zurückgesendet. Um eine reibungslose Umstellung zu gewährleisten, bitten wir Sie daher um Ihre Unterstützung und um Ihre zeitnahe Aktualisierung der Rechnungsadresse in Ihrem System.

Die Rechnungen senden Sie bitte in elektronischer Form an folgende E-Mail-Adresse: (E-Mail-Adresse) und beachten Sie dabei folgende Anforderungen:

1. Der Absender der E-Mail muss mit dem Absender der bisherigen Papierrechnung übereinstimmen.

2. Die Rechnung darf nur eine einzelne PDF-Datei umfassen, die alle relevanten Informationen enthält.

3. Die PDF-Datei darf nicht passwortgeschützt sein und keinerlei Makros oder sonstige ausführbaren Dateien enthalten.

4. Die E-Mail mit der Rechnung sollte keine weiteren Anhänge enthalten.

5. Im Betreff der E-Mail geben Sie bitte die Rechnungsnummer an.

Schluss

Sollte es Ihnen aus technischen Gründen nicht möglich sein, elektronische Rechnungen zu senden, bitten wir um Rücksprache, damit wir eine individuelle Lösung finden können.

Bei Rückfragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung. Sie erreichen uns unter der Telefonnummer (Telefonnummer) oder per E-Mail unter (E-Mail-Adresse).

Grußformel

Mit freundlichen Grüßen,

Unterschrift

Ihr Name

Anhänge

– Anleitung zur elektronischen Rechnungsstellung

– Formular für die Angabe der Bankverbindung

Anmerkung: Die obige Vorlage dient lediglich als Beispiel und kann entsprechend den eigenen Anforderungen angepasst werden. Es ist wichtig, dass alle relevanten Informationen und Anforderungen deutlich kommuniziert werden.

Schritt 1: Die Kopfzeile

In der Kopfzeile des Anschreibens müssen Sie Ihre Kontaktdaten sowie die Kontaktdaten des Unternehmens, an das das Anschreiben gerichtet ist, angeben. Schreiben Sie Ihren Namen, Ihre Adresse, Ihre Telefonnummer und Ihre E-Mail-Adresse in der Kopfzeile. Fügen Sie dann den Namen des Unternehmens, dessen Adresse, Telefonnummer und E-Mail-Adresse hinzu.

Schritt 2: Die Anrede

In der Anrede des Anschreibens sollten Sie den Namen des Empfängers angeben. Vermeiden Sie allgemeine Anreden wie „Sehr geehrte Damen und Herren“. Wenn der Name des Empfängers unbekannt ist, versuchen Sie, den Namen des Personalchefs oder einer anderen verantwortlichen Person herauszufinden.

Schritt 3: Die Einleitung

In der Einleitung des Anschreibens sollten Sie angeben, warum Sie das Anschreiben schreiben. Erklären Sie, dass Sie Interesse an einer elektronischen Rechnungsstellung haben und warum Sie den elektronischen Rechnungsversand für sinnvoll halten. Zeigen Sie, dass Sie sich über das Unternehmen informiert haben und warum Sie gerade dieses Unternehmen als Lieferanten gewählt haben.

Schritt 4: Der Hauptteil

Im Hauptteil des Anschreibens sollten Sie erläutern, welche Vorteile der elektronische Rechnungsversand für beide Seiten hat. Beschreiben Sie die Zeit- und Kostenersparnis, die mit dem elektronischen Rechnungsversand einhergeht. Erklären Sie auch, wie einfach und sicher der Prozess des elektronischen Rechnungsversands ist. Geben Sie konkrete Beispiele und Zahlen, um Ihre Argumente zu unterstützen.

Schritt 5: Der Schluss

Im Schlussteil des Anschreibens sollten Sie Ihre Motivation betonen, mit dem Unternehmen zusammenzuarbeiten und den elektronischen Rechnungsversand zu nutzen. Zeigen Sie Verständnis für mögliche Bedenken und bieten Sie Ihre Unterstützung an, um eventuelle Fragen oder Probleme zu klären. Bedanken Sie sich für die Zeit und die Aufmerksamkeit des Empfängers.

Schritt 6: Die Grußformel

In der Grußformel des Anschreibens sollten Sie eine höfliche Ausdrucksweise verwenden. Eine gängige Grußformel ist „Mit freundlichen Grüßen“. Sie können auch eine persönlichere Grußformel verwenden, je nachdem wie gut Sie den Empfänger kennen.

Schritt 7: Die Unterschrift

Unterzeichnen Sie das Anschreiben handschriftlich, wenn Sie es in ausgedruckter Form versenden. Wenn Sie das Anschreiben per E-Mail verschicken, fügen Sie eine eingescannte oder digitale Unterschrift hinzu.

Schritt 8: Die Anhänge

Fügen Sie alle relevanten Anhänge zu Ihrem Anschreiben hinzu. Dies können zum Beispiel Ihre Unternehmensbroschüre, Zertifikate oder Referenzen sein. Stellen Sie sicher, dass die Anhänge klar benannt sind und auf dem Anschreiben angegeben werden.

Mit dieser Schritt-für-Schritt-Anleitung sollten Sie in der Lage sein, ein professionelles Anschreiben für den elektronischen Rechnungsversand an Lieferanten zu verfassen. Achten Sie darauf, dass das Anschreiben klar strukturiert, präzise und überzeugend ist. Viel Erfolg!